O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Dataged), um software utilizado pela Assembleia Legislativa de Roraima que reúne várias tecnologias e permite gerenciar documentos em forma digital, foi tema da monografia intitulada ‘Gestão Eletrônica Documental’, do curso de Secretariado da Universidade Federal de Roraima (UFRR).
O material gerou também um artigo, o qual será apresentado no próximo mês, em Brasília, durante a 11ª Consec (Congresso Nacional de Secretariado). A autora do trabalho, Agenilda Jéssica Rocha, secretária executiva, iniciou as primeiras pesquisas em 2013, época em que a Assembleia Legislativa começou a implantar o sistema.
A pesquisa minuciosa constatou vários benefícios que vão ao encontro do quesito sustentabilidade como, por exemplo, a economia de papel e agilidade. O Dataged também estimulou a qualidade de vida do servidor, uma vez que o sistema permite grande agilidade nas ações, deixando os usuários mais confortáveis e confiantes, já que a máquina pública se torna mais eficiente, possibilitando respostas imediatas.
“Tivemos pontos bem significativos na pesquisa, mas a melhor foi o que o sistema Dataged trouxe para Assembleia tanto na agilidade de obtenção das respostas quanto na redução significativa de papel nos documentos gerados pela Casa. Então se teve uma resposta sócio-ambiental muito grande. Um sistema que ajudou em várias vertentes”, disse Jéssica.
A pesquisa revelou que 93% dos servidores que utilizam o Dataged estão satisfeitos com o sistema. “Só o reconhecimentos dos usuários sobre esse sistema já faz com que se insista cada vez mais o uso”, afirmou Jéssica, que sempre se identificou com a disciplina ‘arquivo e documentação’.
A nova configuração do mundo orienta mais cuidado com o meio ambiente. A orientadora da monografia, Fabiana Vitaliane, ressalta que é importante as empresas, sejam públicas ou privadas, investirem nesse tipo de sistema. “Esse é um sistema que vai facilitar todo o trâmite documental dentro das instituições, independente de ser pública ou privada, porque agiliza o atendimento ao usuário e, inclusive, facilita o próprio arquivamento, que é o destino final dos documentos quando chegam à instituição, os produzidos ou recebidos. Só traz benefícios, inclusive no quesito sustentabilidade, da responsabilidade sócio ambiental, que é algo que as empresas hoje estão prezando bastante”, ressaltou.
DATAGED – O técnico de suporte do Dataged na Assembleia Legislativa, Edson Costa, explicou que os documentos arquivados no sistema Dataged podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entrou outros.
O sistema possui versão exclusiva para tablet, iphone, ipad, smartphone e é o único que funciona em todas as mídias e em todas as arquiteturas. O Dataged arquiva, converte documentos do meio físico para o digital através de processo de digitalização com scanners, otimizando o tempo, além de atender um dos princípios da administração pública que é a eficiência.
Foto: Hisraufre Emiliano
Marilena Freitas
SupCom/ALE
